Front Office Assistant

As the Front Office Assistant/Receptionist, you will

• Warmly welcome guests, handle their checkins and checkouts, address their queries promptly and professionally, and ensure their needs are met to guarantee a delightful stay at our hotel. 
• Greet all guests with a friendly and welcoming smile as they arrive at the hotel. 
• Answer and direct incoming calls to ensure efficient and effective communication. 
• Provide guests with information about hotel rates and services to help them make informed decisions. 
• Make and confirm reservations for guests, ensuring proper room allocation based on their preferences. 
• Register and check guests in, verifying relevant guest information and payment methods. 
• Issue room keys and courteously direct guests to their assigned rooms. 
• Maintain clear and accurate records of guest room bookings to facilitate efficient management. 
• Compute guest billings accurately, post charges to guest rooms and house accounts with precision. 
• Receive and relay messages for guests, ensuring timely and accurate delivery 
• Listen attentively to guest queries and requests, both in person and over the phone, providing helpful and accurate information about local attractions and services 
• Liaise with necessary staff, including housekeeping and maintenance, to promptly address any guest concerns or complaints. 
• Complete and maintain incident reports, daily activity reports, or other requested reports as directed by Management. 
• Efficiently handle conference room bookings and scheduling to meet guest needs 
• Check guests out, review accounts and charges, and process accurate payment of guest accounts.  
• Inform housekeeping when rooms have been vacated and are ready for cleaning. 
• Monitor visitors to the hotel, ensuring security and safety protocols are followed. 
• Enforce hotel rules and policies, maintaining a safe and pleasant environment for all guests. 
• Keep the Front Desk and Reception area neat and orderly, creating a positive first impression for arriving guests. 

Requirements: 

• Education: Must have at least a diploma in any academic discipline.  
• Experience: Previous experience in a customer service or hospitality role is preferred. 
• Communication: Excellent verbal and written communication skills to effectively interact with guests and team members. 
• Organizational Skills: Strong organizational and multitasking abilities to handle various responsibilities efficiently. 
• Problem-solving: Ability to handle guest concerns with patience, professionalism, and a proactive approach. 
• Flexibility: Willingness to work shifts, including nights, early mornings, weekends, and holidays, as per the hotel's operational needs 
• Positive Attitude: A warm and welcoming demeanor with a genuine commitment to delivering exceptional guest service. 
• Team Player: Ability to work collaboratively with other team members to ensure smooth operations.